UPRAVLJANJE S ČASOM – ključ do večje učinkovitosti

Karierni nasveti Objavljeno:  06.05.2019

Upravljanje s časom je ena tistih veščin, ki se je ne naučimo v šoli, vsekakor pa jo za uspešno in učinkovito opravljanje dela moramo osvojiti. Če vas je naslov pritegnil, se gotovo tudi vi dan za dnem srečujete z velikim številom kompleksnih projektov.  Imate tudi vi občutek, da nimate dovolj časa, da bi se posvetili vsem zadolžitvam in jih kvalitetno opravili? Potem so ti nasveti za vas!

Učinkovito upravljanje s časom nam lahko v takšnih primerih zelo pomaga, da naredimo več in delo opravimo bolj kakovostno. S časovno organiziranostjo se lahko izognemo tudi nepotrebnemu stresu in nasploh izboljšamo kakovost svojega življenja.

Načrtovanje – prvi korak do uspeha

Načrtovanje nam pomaga, da dobimo večji nadzor nad vsakodnevnim delom in časom, ki ga zanj porabimo.

  1. Za začetek ocenite, kako poteka vaš delovni dan in za kaj porabite čas.
  2. Premislite, kako bi čas, ki ga imate na razpolago, lahko bolj koristno in ekonomično porabili. Pri tem vam je lahko zelo v pomoč seznam dnevnih opravil.
  3. Pripravite si spisek stvari, ki jih morate opraviti, najpomembnejše naloge postavite na vrh seznama.
  4. Ocenite, koliko časa vam bo posamezna naloga vzela. Držite se urnika, ki ste si ga postavili, ter se tako izognite hitenju v zadnji minuti.

Postavite prioritete

Postavljanje prioritet je zelo pomembno, saj nam zagotavlja, da bomo naš čas in energijo porabili za naloge, ki so najbolj pomembne in morajo biti najprej opravljene.

  1. Za vsako nalogo si vzemite dovolj časa, da jo boste opravili kvalitetno; kasnejše odpravljanje napak vam bo zagotovo vzelo še več časa.
  2. Premislite, katere naloge lahko delegirate vašim sodelavcem ali podrejenim.
  3. Naučite se reči ne dodatnemu delu, če se vam zdi, da ga časovno ne zmorete opraviti, oziroma se dogovorite, da lahko dodatno nalogo prestavite na kasnejše obdobje.
  4. Pri kompleksnih nalogah je smiselno, da jih razdrobite na več manjših delov.
  5. Zavedajte se, da se morate prej ali slej lotiti tudi manj neprijetnih nalog, ki vam ne dišijo; postavite si plan, da na vsaki od njih delate vsak dan vsaj deset minut.

Odstranite moteče dejavnike

Premislite, kaj vam po nepotrebnem jemlje čas. Odpravite branje spletnih časopisov, brskanje po družbenih omrežjih in spletnih straneh. Če je mogoče, si določen del delovnega časa rezervirajte za naloge, za katere potrebujete mir; zaprite vrata pisarne, začasno izklopite telefon ter se posvetite stvarem, ki zahtevajo popolno koncentracijo.

Pomagajte si z majhnimi zvijačami

Uporabljajte koledar, ki je lahko zelo dober pripomoček za uspešno upravljanje s časom. Idealno je, če je usklajen z vašim mobilnim telefonom, da lahko do njega dostopate kadarkoli in kjerkoli. Uporabljajte elektronske organizatorje in opomnike, še vedno pa zelo prav pridejo tudi dobri stari samolepilni lističi, ki nas opozarjajo na pomembne zadeve. Vsem nalogam določite rok, do katerega jih morate opraviti, poskusite pa jih opraviti že prej. Ura naj bo vedno na vidnem mestu, včasih pomaga, če jo nastavite nekaj minut naprej.

Svoje dejavnosti v dnevu vedno časovno omejite na določeno število ur; tako vam bo vedno ostalo dovolj časa tudi za druge aktivnosti.  Če je le mogoče, se izogibajte dolgotrajnim, neproduktivnim sestankom.

Učinkovito upravljanje s časom je v današnjem dinamičnem in hitro spreminjajočem se poslovnem okolju nujno potrebno. Čas je dragocen in ekonomična poraba le-tega je ključ do kakovostnega opravljanja nalog, zmanjšanja stresa in bolj uspešnega pristopa k delu.

Na naši spletni strani najdete še ostale karierne nasvete, ki vam bodo pomagali, da boste v službi srečnejši in bolj produktivni!

Če še iščete službo, pa preverite aktualna prosta delovna mesta, napišite dobro motivacijsko pismo in se pripravite na zaposlitveni intervju.