Varnost in zasebnost

Izjava o zaupnosti podatkov študentov in kandidatov

Dobrodošli pri podjetju Adecco H.R., kadrovsko svetovanje, d.o.o., Ameriška 8, 1000 Ljubljana, ID za DDV: SI54401747, matična številka: 1519140000 in Adecco Zaposlovanje d.o.o., Ameriška 8, 1000 Ljubljana, ID za DDV: SI25129279, matična številka: 6131875000 (v nadaljevanju oba Adecco). Veselimo se sodelovanja z vami, pri čemer vam bomo pomagali pri vašem nadaljnjem kariernem razvoju. Kot bi lahko pričakovali, je za ustrezno opravljanje naših storitev potrebno zbiranje in uporabljanje podatkov o vas. 

Podjetje Adecco je zavezano k varovanju in spoštovanju vaše zasebnosti. V tej Izjavi o zaupnosti podatkov so opisane vaše pravice do zasebnosti, ki se nanašajo na podatke, ki jih o vas obdeluje podjetje Adecco, kot tudi korake, ki jih sprejema za varovanje vaše zasebnosti. Zavedamo se, da je besedilo dolgo, a vas kljub temu prosimo, da si ga pazljivo preberete.  Spodaj se nahaja kazalo vsebine, ki vam je lahko v pomoč pri iskanju želenih delov Izjave.

Kazalo

Razlaga  terminologije
Katere osebne podatke podjetje zbira in uporablja?
Za kakšen namen uporabljamo vaše osebne podatke?
Zakaj in na kakšni podlagi uporabljamo osebne podatke?
Ali nam morate zagotoviti osebne podatke, ki jih od vas zahtevamo?
Ali vaše osebne podatke obdelujemo brez kakršnegakoli človeškega posredovanja?
Kako dolgo hranite moje osebne podatke?
Ali posredujemo vaše osebne podatke tretjim osebam?
Ali vaše podatke posredujemo izven Evropske unije?
Kakšne so vaše pravice?
Ali izvajamo kakršnokoli spremljanje?
Kakšna je varnost podatkov pri uporabi sistemov podjetja Adecco?
Kako lahko navežete stik z nami?
Kako ravnamo s spremembami te Izjave?

 

Razlaga terminologije

Najprej je treba pojasniti način uporabe določenih besed v tej izjavi. 

Morda se zdi očitno, vendar se bomo v tej Izjavi na vas obračali z ‘Vi’. 

Kadar govorimo o ‘nas’ ali ‘podjetju’, mislimo s tem na podjetje Adecco H.R. d.o.o. in Adecco Zaposlovanje d.o.o.. Podjetje je del Skupine Adecco, ki je največji ponudnik kadrovskih storitev na svetu. Z najrazličnejšimi podjetji in na najrazličnejših poslovnih področjih zagotavlja Skupina Adecco različne kadrovske dejavnosti, kot so zaposlovanje, napotovanje, študentski servis, ousourcing kadrovske, obračunavanje plač, iskanje in selekcijo, ocenjevalne centre, poklicno napredovanje, razvoj talentov, usposabljanje in izobraževanje, outplacement, in mednarodno mobilnost (‘naše dejavnosti’).

Za izvajanje naših delavnosti uporablja podjetje več informacijsko-tehnoloških sistemov. V določenih primerih zagotavlja podjetje svojim kandidatom/osebju Spletni portal (‘portal’). 

Nazadnje gre za izjavo o podatkih o ljudeh, kot ste na primer vi in vaša družina. Vsebuje dejstva o vas, a tudi mnenja drugih o vas in vaša mnenja (npr. “Sem nogometni navdušenec”). Ne gre za podatke o podjetju (čeprav se ti podatki včasih prekrivajo). Ta vrsta podatkov se včasih imenuje ‘osebni podatki’, ‘osebni identifikacijski podatki’ ali ‘OIP’.  V tej Izjavi uporabljamo termin ‘osebni podatki’

Katere osebne podatke podjetje zbira in uporablja?

Osebni podatki, ki jih podjetje običajno zbira vključujejo, a niso omejeni na,

  • vaše ime, datum in kraj rojstva, kontaktne podatke in podatke o usposobljenosti (izobrazba, tečaji usposabljanja in delovna praksa) ter druge podatke, ki ste jih omenili v vašem življenjepisu;
  • če se v portal prijavite z vašim računom na družbenem omrežju LinkedIn ali drugem družbenem omrežju: tudi podatke, ki so navedeni na vašem profilu;
  • če stopite v stik z nami bomo ohranili zapis te korespondence;
  • povratne informacije o vas, ki jih podajo naši zaposleni in tretje stranke, ki delajo z vami oziroma za vas, in druge ocene, kadar podate povratne informacije o drugih;
  • vaš odziv na naše delo in storitve, ki ga podate preko anket zadovoljstva; 
  • zbiramo tudi podatke o vaši rabi naših sistemov, vključno z (a ne omejeno na) vašim naslovom IP, podatki o brskalniku, časovni oznaki, lokaciji, državnimi podatki o prometu, podatki o lokaciji, spletnimi dnevniki in drugimi komunikacijskimi podatki ter viri do katerih dostopate. S pomočjo teh podatkov bo raba naših sistemov v bodoče lažja; 
  • ob vašem nastopu dela bomo lahko zbrali tudi:
    • podatke o vašem spolu, državljanstvu, kraju rojstva, enotni matični številki, stopnji izobrazbe, kopijo identifikacijskih dokumentov (kadar je to nujno potrebno), potrdilo o prebivališču in kopije dokumentov, ki izkazujejo pravico do dela kjer boste delali (vize, delovna dovoljenja) itd.; 
    • podatke o plačah, kot so podatki o vašem bančnem računu, številka socialnega zavarovanja, davčna številka, podatke o vaših honorarjih, plačah in ugodnostih ter podatke o morebitnih izvršbah, prostovoljnih odtegljajih, za katere želite, da vam jih odštejemo od vaše plače in honorarjev (npr. sindikalna članarina, …);
    • evidence prisotnosti, porabljen čas za projekte, usposabljanje, promocije, preiskave in disciplinske zadeve; 
    • podatke o vaši rabi informacijsko-tehnoloških sistemov in prostorov (vključno s sistemom televizijskih kamer zaprtega kroga (CCTV) in sistemi za vhodna vrata);
    • podatke o vaših vzdrževanih članih in najbližjih sorodnikih;
    • podatke o potovanjih (podatki o potovanjih, podatki kreditnih karticah, številka potnega lista, nastali stroški) za namene priprave in nakupa vseh dejavnosti v zvezi s službenim potovanjem (npr. letalske vozovnice, rezervacije vlakov, hotelov in avtomobilov) in povračila potnih stroškov;
    • fotografije in video posnetke vaše prisotnosti na usposabljanjih ali podobnih tečajih (na tečaju boste imeli priložnost zahtevati, da se vas ne snema oziroma fotografira); 
    • fotografije in video posnetke za interno rabo in komunikacijo, kot je e-mail, najave, novice na globalni intranet strani;
    • Podatke o izobraževanjih, ki ste jih opravili tekom službovanja v Adeccu, ocene kompetenc in delovne uspešnosti izvedene na osnovi letnih razgovorov, po potrebi vaše individualne načrte razvoja na delovne mestu.
  • Podatke o invalidnosti in prilagoditvah, ki bi jih morali za vas opraviti na delovnem mestu; in  
  • V nekaterih primerih zbiramo tudi druge občutljive podatke, kadar to dopušča zakon.

Za kakšen namen uporabljamo vaše osebne podatke?

Podjetje zbira in obdeluje osebne podatke: 

    1. da bi vam zagotovilo pomoč, ki jo pričakujete, kot so iskanje primernih del, ki bi jih opravljali, pomoč pri usposabljanju oziroma olajšanje procesa prijave za nove zaposlitve. To vključuje obveščanje o bodočih delovnih priložnostih preko elektronske pošte, telefona, pošte in/ali drugih komunikacijskih metod; 
  • da bi nadalje razvili in izboljšali naše sisteme/procese; to se izvaja v kontekstu novih informacijskih sistemov in procesov, tako da bomo vaše podatke uporabili pri preizkušanju tistih novih informacijskih sistemov in procesov, kjer z izmišljenimi podatki ni mogoče v celoti posnemati delovanja novega informacijskega sistema; 
  1. za opravljanje študij in statističnih ter analitičnih raziskav, na primer za primerjavo učinkovitosti naših napotitev delavcev pri strankah v različnih poslovnih sektorjih in na različnih geografskih lokacijah, ter za identifikacijo dejavnikov, ki lahko vplivali za identificirane razlike; 
  2. za prenos podatkov tretjim strankam (glej spodaj);  
  3. za zagotavljanje skladnosti z zakonodajo, kjer je to potrebno;
  4. za opravljanje dolžnosti do vas kot delodajalec ali naročnik (v primeru individualnih pogodbenikov), ko nastopite delo; in
  5. ob vašem nastopu dela: 
    1. za zagotavljanje skladnosti z vašo pogodbo o zaposlitvi ali pogodbo za zagotavljanje storitev in vsemi ostalimi pogodbami ter pravili, ki urejajo naše pogodbeno razmerje z vami;
    2.  za vodenje in izboljšanje spremljanja talentov (vključno za namene analize delovne sile);
    3. za izvajanje drugih kadrovskih aktivnosti (vključno z vodenjem dela, obvladovanjem odsotnosti, usposabljanjem/upravljanjem človeških virov, upravljanjem stroškov in disciplinskimi postopki); 
    4. za upravljanje delnic in drugih sredstev do katerih ste morda upravičeni;
    5. za krepitev varnosti in zaščite ljudi, prostorov, sistemov in sredstev;
    6. za spremljanje skladnosti z notranjimi politikami in postopki;
    7. za upravljanje komunikacijskih in drugih sistemov, ki jih uporablja Skupina Adecco (vključno z notranjimi kontaktnimi podatkovnimi bazami); 
    8. za preiskovanje oziroma odzivanje na incidente in pritožbe;
    9. v primeru obstoja fotografij ali video posnetkov izobraževalnih tečajev za notranje poročanje, da so bili izobraževalni tečaji in njihove vsebine izvedeni (npr. v notranjih uskladitvah) in tudi za interno in externo trženje podobnih tečajev; 
    10. za sodelovanje v morebitnih ali dejanskih nakupih ali prodajah oziroma skupnih naložbah v celotni posel ali podjetje oziroma njegov del v katerem želi katerikoli član Skupine Adecco sodelovati;
    11. za potencialno obdarovanje;
    12. za posredovanje čestitk ob rojstnih dneh ali/in posebnih priložnostih;
    13. za izbiro zaposlenega četrtletja;
    14. za obdarovanje mladoletnih otrok za novo leto. 

 

Zakaj in na kakšni podlagi uporabljamo osebne podatke?

Zakonodaja zahteva, da mora naša obdelava podatkov, ki jih imamo o vas, temeljiti na razlogih, ki jih določa. Ti zakoniti razlogi so lahko:

  1. Izvajanje pogodbe ali izvajanje opravil pred sklenitvijo pogodbe

Če ste že zaposleni ali se boste zaposlili preko Adecca bo naša obdelava osebnih podatkov za vse te namene temeljila na izvajanju pogodbe ali namenu sklenitve pogodbe (nameni 1,6 in 7). Te storitve so lahko iskanje primerne zaposlitve, prijava in pomoč pri treningu v postopku prijave na delovna mesta.

  1. Zadostitev pravnim zahtevam

Včasih je obdelava potrebna za izpolnjevanje zakonskih ali regulativnih obveznosti (namen 6). Javni organi, kot so ZZZS, FURS ali informacijski poooblaščenec, lahko od nas zahtevajo osebne podatke in nam posredujejo zakonski razlog, da razkrijemo informacije o vas (npr. Zaradi preprečevanja ali odkrivanja kaznivega dejanja). V teh primerih smo po zakonu primorani organom zagotoviti vaše podatke.

  1. Izpolnitev našega zakonitega interesa

Obdelava je potrebna zaradi legitimnih interesov družbe Adecco pri uveljavljanju njenih temeljnih pravic in pravic njenega osebja za vodenje podjetja na način, ki ne vpliva neupravičeno na vaše interese ali temeljne pravice in svoboščine (nameni 1, 3,5, 7). To pomeni, da ko je obdelava potrebna zaradi legitimnih interesov Adecca, uravnotežimo vaše interese ali temeljne pravice in svoboščine pred našim zakonitim interesom za obdelavo. To zagotavlja, da podatkov ne obdelujemo na način, da bi naš interes za tako obdelavo prevladal nad vašimi interesi in temeljnimi pravicami. 

Vaše osebne podatke bomo obdelali le na podlagi teh razlogov ali pa z vašim soglasjem, ki je prav tako podlaga za obdelavo.

Ali nam morate zagotoviti osebne podatke, ki jih od vas zahtevamo?

Zagotavljanje vaših osebnih podatkov predstavlja nujen pogoj za vstop in/ali ohranjanje zaposlitve/pogodbe z vami. To pomeni, da ste nam vaše osebne podatke dolžni zagotoviti.

Če nam vaših osebnih podatkov ne zagotovite, z vami lahko ne bomo mogli voditi delovnega ali dobaviteljskega razmerja, oziroma vsaj ne boste mogli sodelovati v določenih procesih, kot so podajanje povratnih informacij ali karierni razvoj (kar lahko tudi ni v skladu z našo pogodbo).

Ali vaše osebne podatke obdelujemo brez kakršnegakoli človeškega posredovanja?

Da. Podjetje uporablja samodejne sisteme/procese in samodejno odločanje (npr. profiliranje) s katerimi vam in našim strankam zagotavljamo storitve, ki jih od nas zahtevate.  Primer: Kadar naše stranke iščejo kandidate za delovna mesta s pregledom naših baz kandidatov s pomočjo kriterijev ustvarimo kratek seznam kandidatov, ki ustrezajo zahtevanim kriterijem.

Kako dolgo hranite moje osebne podatke?

Podjetje mora (v določenih okoliščinah, nekatere podatke) vaše podatke o zaposlitvi hraniti kot dokumente trajne vrednosti. Trajno hranimo vaše podatke glede davkov, pogodb o zaposlitvi, registracije in odjave iz socialnega zavarovanja, evidence o delovnem času, preventivnih pregledih, izobraževanj iz varstva in zdravja pri delu,… in vse ostale dokumente, ki vsebujejo podatke o delavcu (»izvirni dokumenti na osnovi katerih so podatki vneseni v evidence o zaposlenih se hranijo kot dokumenti trajne vrednosti«) in finančne podatke (vključno s plačilnimi listami in podatki v zvezi s plačo in izplačili itd.). Druge osebne podatke pa hranimo pet let (oz. dokler je možno sprožiti oz. voditi kakršen koli sodni ali upravni postopek) oz. deset let, kjer tako določa davčna zakonodaja. Občutljive osebne podatke hranimo le dokler je to razumno potrebno.

 

Ali posredujemo vaše osebne podatke tretjim osebam?

Kot smo že omenili, vaše podatke običajno razkrivamo tretjim osebam. Podatke razkrivamo v zgoraj omenjene namene. To počnemo v naslednjih okoliščinah:

  • Našim dobaviteljem. V podporo našemu razmerju z vami lahko, na primer, angažiramo ponudnika administrativnih in operativnih del. Za ohranjanje zaupnosti vaših podatkov in spoštovanje vaše zasebnosti, bodo ponudniki podvrženi pogodbenim in drugim zakonskim obveznostim in bodo deležni le dostopa do podatkov, ki jih potrebujejo za opravljanje njihovih funkcij; ti ponudniki so običajno ponudniki informacijskih storitev (gostijo ali podpirajo naše informacijske sisteme, vključno s podatki o vas), podjetja za upravljanje s prostori (skrbijo za fizično varovanje naših stavb, zaradi česar potrebujejo podatke o vas za odobritev vašega dostopa do naših stavb), ponudniki kadrovskih storitev (upravljavci plačil oziroma ugodnosti v našem imenu, npr. priprava in dostava hrane za naše napotene in sodelavce), ponudniki potovanj (upravljavci in organizatorji potovanj za naše napotene in sodelavce) ali zaledni  ponudniki finančnega in računovodskega vodenja (morda morajo upravljati s podatki o napotenih in sodelavcih za obdelavo obveznosti in terjatev) in zavarovalne družbe, če vas želimo vključiti v sistem dodatnega zavarovanja.
  • Članom podjetij Skupine Adecco v drugih državah. Ta podjetja se nahajajo v ali izven Evropske unije; različni člani skupine izpolnjujejo različne naloge, kot rezultat pa se vaši podatki delijo v različne namene:
    • podatki se delijo s člani Skupine Adecco, ki podjetjem Adecco po celem svetu zagotavljajo informacijsko-tehnološke funkcije; te informacijsko-tehnološke funkcije se nahajajo v Franciji, Pragi in Amsterdamu.
    • podatki se lahko delijo s sedežem Skupine Adecco v Švici v namene načrtovanja delovne sile, načrtovanje proračuna in namene povratnih informacij; ti podatki se lahko uporabljajo tudi na sedežu v Švici, da bi vam predlagali nove priložnosti znotraj Skupine Adecco oziroma pri naših strankah.
    • podatki se lahko delijo tudi s podružnicami podjetja Adecco po celem svetu, kjer ste izrazili interes za priložnosti na tem trgu oziroma kjer člani Skupine Adecco zaznajo, da lahko imate določene sposobnosti, ki se na tem trgu zahtevajo oziroma ki so lahko na tem trgu koristne. Seznam držav v katerih poslujemo je na voljo pod funkcijo ‘Izberi svojo državo’ na naši spletni strani www.adecco.com .
  • Našim naročnikom/potencialnim delodajalcem: vaše podatke bomo lahko delili z našimi naročniki, ki ponujajo prosta delovna mesta/napotitve za katere bi se lahko zanimali oziroma z našimi naročniki, ki jih zanima vaš profil; tudi o tem, kje opravljate delo za naše naročnike. V zvezi z vašimi podatki so dolžni spoštovati pogodbene obveznosti in druge obveznosti glede zaupnosti, ki jih imajo do nas in do vas;
  • Vaše podatke bomo lahko oz. na zahtevo delili z vlado, policijo in drugimi prekrškovnimi organi, oziroma organi kazenskega pregona, če po naši lastni presoji verjamemo, da smo za to pravno zavezani ali pooblaščeni oziroma, da bi bilo to preudarno storiti; in
  • Lahko tudi v okviru skrbnega pregleda v zvezi z (ali izvedbe) združitvijo, prevzemom, menjavo ponudnika storitev ali drugačnim poslom, se lahko pojavi potreba po razkritju vaših podatkov potencialnemu prodajalcu ali kupcu, novemu ponudniku storitev in njihovim svetovalcem. 

Ali vaše podatke posredujemo izven Evropske unije?

Vaši podatki se lahko prenašajo in obdelujejo v eni ali več državah v in izven Evropske unije. Celoten seznam držav v katerih poslujemo je na voljo pod funkcijo ‘Izberi svojo državo’ na naši spletni strani www.adecco.com.

Vaše podatke bomo izven Evropske unije pošiljali v države za katere Evropska komisija meni, da vam zagotavljajo ustrezno raven zaščite (seznam teh držav je na voljo na naslednji povezavi: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en), oziroma države, kjer je Skupina Adecco vzpostavila ustrezne zaščitne ukrepe za ohranjanje zaupnosti vaših podatkov (za katere običajno uporabljamo eno izmed oblik pogodb za prenos podatkov, ki jih je potrdila Evropska komisija, katerih kopije so na voljo na naslednji povezavi: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_en).

Kakšne so vaše pravice?

  • Pravica do dostopa in kopije vaših osebnih podatkov

Upravičeno lahko zahtevate informacije o tem, ali obdelujemo vaše osebne podatke. V takšnem primeru lahko dostopate do vaših osebnih podatkov in določenih podatkov o načinu njihove obdelave. V določenih primerih lahko zahtevate, da vam zagotovimo elektronsko kopijo vaših podatkov. V nekaterih okoliščinah imate tudi pravico zahtevati prenosljivost vaših osebnih podatkov, kar pomeni, da jih bomo na vašo zahtevo posredovali tretji osebi.

  • Pravica do popravljanja vaših osebnih podatkov 

Če lahko dokažete, da osebni podatki, ki jih imamo o vas niso pravilni, lahko zahtevate, da se takšni podatki posodobijo oziroma popravijo na kakšen drugačen način. V primeru on line baze oz. sistema vas vzpodbujamo, da do podatkov dostopate in jih posodabljate sami.

  • Pravica do izbrisa podatkov/ pravica do pozabe 

Če nam podatkov ni treba hraniti oziroma če nam iz kakšnega drugega razloga podatkov ni treba obdelovati, lahko zahtevate, da obdelovanje podatkov ustavimo ali omejimo oziroma da vaše osebne podatke (nekatere ali vse) izbrišemo. 

  • Pravica do omejitve

V določenih okoliščinah imate pravico omejiti obdelavo osebnih podatkov. Vendar pa lahko v nekaterih primerih takšna omejitev obdelave omeji storitve, ki jih lahko prejmete od nas.

  • Pravica do ugovora

 Vse dokler podjetje vaše podatke obdeluje na osnovi njegovega zakonitega interesa (in ne iz drugih razlogov za obdelavo) oziroma v zvezi z neposrednim trženjem, lahko temu, da podjetje vaše podatke obdeluje ugovarjate s sklicevanjem na vašo določeno situacijo.

Če želite uveljaviti katerokoli vašo pravico, nam pošljite elektronsko pošto na lokalni elektronski naslov varstvo.podatkov@adecco.si ali na elektronski naslov skupine adecco.globalprivacy@adecco.com, pri tem pa navedite lokalno državo. Kadar nam pišete zaradi uveljavljanje vaših pravic, vas lahko podjetje pred izvršitvijo vaše zahteve zaprosi, da se identificirate.

Nenazadnje imate pravico do vložitve pritožbe pri organu za varstvo podatkov kjer prebivate ali ste zaposleni oziroma kjer menite, da se je težava v zvezi z vašimi podatki pojavila. 

Ali opravljamo kakršnokoli spremljanje? 

V obsegu, kot to določa zakonodaja, si podjetje Adecco pridržuje pravico do revizije, spremljanja in beleženja dostopa, uporabe in vsebine katerihkoli podatkov, ki so v njegovih informacijskih sistemih shranjeni oziroma podatkov, ki se s temi sistemi obdelujejo. To počnemo zaradi zgoraj določenih razlogov (d) – (h), vendar to v tem obvestilu posebej poudarjamo, da se boste zavedali zlasti, da se lahko vašo rabo informacijskih sistemov, ki so povezani z vašim delom, spremlja.

Kakšna je varnost podatkov pri uporabi sistemov podjetja Adecco?

Odgovorni ste za varno shranjevanje vaših podatkov za prijavo v sisteme podjetja Adecco, zlasti za shranjevanje vašega gesla, ki smo ga vam dali oziroma gesla, ki ste si ga izbrali sami. Te poverilnice za prijavo so namenjene le za vašo lastno uporabo. Vaših poverilnic oziroma drugih podatkov o računu ne smete z nikomer deliti. 

Kako lahko navežete stik z nami?

V primeru vprašanj ali pomislekov v zvezi z našo Izjavo, če želite dodatne informacije o tem, kako vaše podatke varujemo (npr. ob prenosu izven Evrope) in/ali kadar želite navezati stik z osebo odgovorno za varstvo podatkov Adecco Skupine (DPO) ali z lokalno osebo za varstvo podatkov v podjetju, nam pošljite elektronsko pošto na elektronski naslov adecco.globalprivacy@adecco.com ali na lokalni elektronski naslov osebe za varstvo podatkov varstvo.podatkov@adecco.si

Kako ravnamo s spremembami Izjave o zaupnosti podatkov?

Pogoji te Izjave se lahko občasno spreminjajo. Vse bistvene spremembe te Izjave bomo objavili z ustreznimi obvestili na tej spletni strani oziroma bomo z vami navezali stik preko drugih komunikacijskih kanalov.