Varnost in zasebnost

Zadnja posodobitev: 5. december 2022 (v. 7)

Dobrodošli v podjetju Adecco! Veselimo se sodelovanja z vami, pri čemer vam bomo pomagali pri vašem nadaljnjem kariernem razvoju.

V tem obvestilu o zasebnosti (v nadaljnjem besedilu: Obvestilo o zasebnosti) je opisano, katere vaše osebne podatke zbiramo, na kakšen način jih zbiramo, uporabljamo in obdelujemo ter kako pri tem izpolnjujemo naše pravne obveznosti v odnosu do vas. Vaša zasebnost nam je pomembna, zato smo zavezani k zaščiti in varovanju vaših pravic glede zasebnosti podatkov. Vemo, da je besedilo dolgo, a vas kljub temu prosimo, da to Obvestilo o zasebnosti pazljivo preberete.

V nadaljevanju boste našli kazalo vsebine, ki vam je lahko v pomoč pri iskanju želenih delov.

KAZALO
1. Razlaga določene terminologije
2. Katere osebne podatke Podjetje zbira in uporablja?
3. Zakaj obdelujemo vaše osebne podatke in kako dolgo jih hranimo?
4. Kako zbiramo vaše osebne podatke?
5. Ali nam morate zagotoviti osebne podatke, ki jih od vas zahtevamo?
6. Ali uporabljamo umetno inteligenco?
7. Ali posredujemo vaše osebne podatke tretjim osebam?
8. Ali prenašamo vaše osebne podatke zunaj vaše države?
9. Katere pravice imate glede svojih osebnih podatkov?
10. Kakšna je varnost podatkov pri uporabi našega sistema?
11. Kako ravnamo v primeru sprememb tega Obvestila o zasebnosti?
12. Kontakt

1. Razlaga določene terminologije

Najprej je treba pojasniti način uporabe določenih besed v tem Obvestilu o zasebnosti.

Morda se zdi očitno, vendar se bomo v tem Obvestilu o zasebnosti na vas obračali s »kandidat« ali »Vi«.

Ko govorimo o »nas« ali o »podjetju«, mislimo na podjetje Adecco H.R., kadrovsko svetovanje, d.o.o., Ameriška 8, 1000 Ljubljana, ID za DDV: SI54401747, matična številka: 1519140000 in na podjetje Adecco Zaposlovanje d.o.o., Ameriška 8, 1000 Ljubljana, ID za DDV: SI25129279, matična številka: 6131875000 (v nadaljevanju oba Adecco). Naš sedež je na naslovu Ameriška 8, 1000 Ljubljana. Podjetje je del skupine Adecco Group AG (Skupina Adecco), katere sedež se nahaja na naslovu Bellerivestrasse 30, 8008 Zürich, Švica, in ki je največji ponudnik storitev na področju človeških virov na svetu. Z najrazličnejšimi podjetji in na najrazličnejših poslovnih področjih zagotavlja Skupina Adecco različne kadrovske dejavnosti, kot so zaposlovanje, napotitve, obračunavanje plač, novačenje in izbiranje, testne rešitve, poklicni prehodi, razvoj talentov, usposabljanje in izobraževanje, prezaposlovanje in mednarodna mobilnost (‘naše dejavnosti’).

Za izvajanje naših delavnosti uporablja podjetje več informacijsko-tehnoloških sistemov. V določenih primerih zagotavlja podjetje svojim kandidatom/osebju Samopostrežni portal (‘portal’). Portal vam omogoča iskanje in prijavo na delovna mesta, ki jih razpisujejo podjetje in njegova sestrska podjetja in ki se ujemajo z vašimi interesi, sposobnostmi in/ali izkušnjami, ter se nahajajo na področjih za katere ste izkazali zanimanje za delo.

Nazadnje pa to Obvestilo o zasebnosti obravnava tudi način, na katerega obdelujemo informacij o vas kot posamezniku. Ne gre za obdelovanje informacij o podjetjih (čeprav se te informacije včasih prekrivajo). Ta vrsta podatkov se včasih imenuje »osebni podatki«, »osebni identifikacijski podatki« ali »OIP«. V tem Obvestilu o zasebnosti uporabljamo izraza »osebne informacije« ali »podatki«.

2. Katere osebne podatke Podjetje zbira in uporablja?

Osebne podatke zbiramo in jih uporabljamo, da bi vam zagotovili kar najboljše priložnosti za zaposlitev, ki so prilagojene posebej za vas. Osebne podatke, ki jih zbiramo, smo razdelili v naslednje kategorije:

• a) Podatki o identiteti so vaše ime, uporabniško ime, naziv, kraj rojstva ter dokumenti, ki dokazujejo vašo istovetnost.
• b) Kontaktni podatki so vaš poštni naslov za pošiljanje računov, poštni naslov za dostavo, e-poštni naslovi in telefonske številke.
• c) Podatki o kvalifikacijah in delovnih izkušnjah so vaš življenjepis, podrobnosti o vaši izobrazbi, tečaji usposabljanja in pripravništva, ki ste se jih udeležili, dokumenti, ki dokazujejo, da imate pravico do dela, in druge informacije, ki ste jih navedli na svojem življenjepisu, ter fotografije in videoposnetki, ki so bili posneti med vašo udeležbo v video-intervjuju ali usposabljanju.
• d) Podatki na družbenih medijih so podatki, ki so dostopni na vašem profilu na družbenih medijih, kot je LinkedIn, ter drugi podatki, ki jih javno izpostavite ali jih na kakršen koli drug način delite z nami na družbenih medijih.
• e) Tehnični podatki so naslov internetnega protokola (IP), ki ga uporabljate za dostop do portala in naših proizvodov in storitev ter proizvodov in storitev tretjih oseb, piškotki (kot je navedeno v našem Pravilniku o piškotkih), vaši prijavni podatki (npr. čas, datum in trajanje), vrsta in različica brskalnika, ki ga uporabljate za dostop do naše spletne strani ter do spletnih strani, aplikacij ter proizvodov in storitev tretjih oseb, nastavitve časovnega pasu na vaši napravi in lokacija vaše naprave, vrste vtičnikov v brskalniku ter različice, ki jih uporabljate za dostop do portala ali spletnih strani, aplikacij ter proizvodov in storitev tretjih oseb, vrsta operacijskega sistema in platforme naprave, ki jo uporabljate, in podrobnosti o drugi tehnologiji na napravah, ki jih uporabljate za dostop do portala ali naših aplikacij, spletnih strani, izdelkov ali storitev, ter informacije o prostorih, vključno s sistemi video nadzora in sistemi za vhodna vrata.
• f) Podatki o telefonskih klicih vključujejo številke, s katerih ste nas klicali, ter uro, datum in trajanje navedenega kontakta.
• g) Podatki o profilu so vaše uporabniško ime in geslo, vaši interesi, preference, povratne informacije in odgovori v anketah.
• h) Podatki o tržni komunikaciji so podatki o tem, kako se odzivate na prejeto e-pošto, SMS-sporočila, telefonske klice in druge tržne kampanje.

V nekaterih primerih bodo osebni podatki, ki jih zbiramo, vključevali tudi »posebne kategorije podatkov« (poznane tudi pod imenom »občutljive informacije«), ki jim rečemo »občutljivi podatki« (i). Mednje morda spadajo (če je ustrezno) podrobnosti o invalidnosti in morebitnih prilagoditvah, ki jih moramo morda zagotoviti za vas na delovnem mestu ter informacije v zvezi z diverziteto (vključno s podatki o članstvu v sindikatih), ali zdravstveni podatki (kot denimo evidence o zdravstvenem stanju, invalidnosti, zaposljivosti in zdravstvenem zavarovanju, če slednje vsebujejo podatke v zvezi z boleznimi), ter podatki o kaznovanosti, če je to zahtevano ali dovoljeno ter v skladu z veljavnim zakonom.

Nekatere od zgoraj navedenih informacij lahko zbiramo z namenom, da bi vam lahko ponudili priložnosti za zaposlitev, ki so posebej prilagojene glede na vaše okoliščine in interese, kar je odvisno od zadevnih okoliščin in veljavnih lokalnih zakonov.

3. Zakaj obdelujemo vaše osebne podatke in kako dolgo jih hranimo?

Obdobja hrambe: kako dolgo hranite moje osebne podatke?

Podjetje lahko vaše osebne podatke hrani dve leti po prijavi oziroma registraciji oz. potem, ko ste posodobili vaše podatke pri nas.

Če ste pri iskanju dela pri nas uspešni (se zaposlite preko Adecca), mora podjetje vaše osebne podatke ohraniti dlje, zaradi zagotavljanja skladnosti z našimi tekočimi pravnimi in pogodbenimi obveznostmi. Trajno hranimo vaše pogodbe o zaposlitvi, registracije in odjave iz socialnega zavarovanja, evidence o delovnem času, preventivnih pregledih, izobraževanj iz varstva in zdravja pri delu,… in vse ostale dokumente, ki vsebujejo podatke o delavcu, (»izvirni dokumenti na osnovi katerih so podatki vneseni v evidence o zaposlenih se hranijo kot dokumenti trajne vrednosti«) in podatke o plači (vključno s plačilnimi listami in podatki v zvezi s plačo, itd.).

Druge osebne podatke hranimo pet let (oz. dokler je možno sprožiti oz. voditi kakršen koli sodni ali upravni postopek) oz. deset let, kjer tako določa davčna zakonodaja.

4. Kako zbiramo vaše osebne podatke?

Osebne podatke, ki jih zbiramo o vas, pridobivamo s prijavnic in drugih gradiv, ki nam jih predložite, ter vaših interakcij z nami in drugimi, ki so del vaše prijave.

V nekaterih primerih bomo osebne podatke zbirali tudi neposredno od tretjih oseb, npr. od zaposlovalnih agencij, s katerimi sodelujemo, drugih subjektov v Skupini Adecco, če ste k nam prišli iz navedenega subjekta Adecco, ponudnikov podjetij, ki se ukvarjajo s preverjanjem referenc, ali javno dostopnih virov, kot sta LinkedIn in Twitter, v skladu z veljavno zakonodajo.

5. Ali nam morate zagotoviti osebne podatke, ki jih od vas zahtevamo?

Ni treba, da nam zagotovite osebne podatke, vendar ne bomo mogli sodelovati z vami ali vam zagotavljati naših storitev, če nam ne zagotovite minimalno potrebnih informacij, da lahko ocenimo, če ste primerni za delovno mesto pri nas. Če se v nekaterih primerih odločite, da nam boste zagotovili le omejene osebne podatke, lahko to omeji tudi storitve, ki jih lahko prejmete od nas.

6. Ali uporabljamo umetno inteligenco?

Da, včasih uporabljamo umetno inteligenco (UI). Vendar vaših osebnih podatkov ne uporabljamo za avtomatizirano sprejemanje odločitev (sprejemanje odločitev, ki se izvede izključno na podlagi priprave in uporabe tehnologij brez kakršnega koli človeškega posredovanja) ali profiliranje (obdelava osebnih podatkov s pomočjo nabora tehnologij, ki zmanjšajo človeško intervencijo in tako ocenijo določene pogoje o posamezniku), ki povzroči pravni učinek ali podobno pomemben učinek, ki vas zadeva.

Za analizo vaših podatkov uporabljamo nabor tehnologij. V vsakem primeru je v te postopke vedno vključena človeška intervencija, saj ta orodja podpirajo naše strokovnjake pri sprejemanju odločitev.

Avtomatizirane sisteme/procese pod pogoji, opisanimi v prejšnjem odstavku, uporabljamo za to, da pomagamo našemu osebju pri upravljanju večjih količin podatkov ali aplikacij, pri čemer umetno inteligenco (na primer strojno učenje ali pristope, osnovane na logiki, znanju in statistiki) uporabljamo, da vam in našim klientom zagotovimo storitve, ki jih zahtevate od nas. Sisteme UI sicer uporabljamo, vendar pa vse odločitve, ki bi lahko vplivale na vas, sprejmejo naši usposobljeni svetovalci za zaposlovanje. Zato sistemi UI niso pravnomočni.

Ko naši klienti denimo iščejo kandidat za delovna mesta, lahko izvedemo iskanje po naših seznamih kandidatov s pomočjo strojnega učenja ali pristopov, osnovanih na logiki, znanju in statistiki, ki uporabljajo atribute, kot so naziv vašega delovnega mesta, dostopnost, nabor veščin, ocene iz ocenjevanj in lokacije, ter tako pripravimo ožji seznam, na katerem so navedene ponudbe za delovna mesta klientov, ki bi vam najverjetneje ustrezala.

7. Ali posredujemo vaše osebne podatke tretjim osebam?

Kot smo že omenili, vaše osebne podatke običajno razkrivamo tretjim osebam. Podatke razkrivamo v zgoraj omenjene namene. To počnemo v naslednjih okoliščinah:

• Našim dobaviteljem. V podporo našemu razmerju z vami bomo, na primer, angažirali ponudnika administrativnih in operativnih del. Za ohranjanje zaupnosti vaših podatkov in spoštovanje vaše zasebnosti, bodo ponudniki podvrženi pogodbenim in drugim zakonskim obveznostim in bodo deležni le dostopa do podatkov, ki jih potrebujejo za opravljanje njihovih funkcij; dotični ponudniki so običajno ponudniki informacijsko-tehnoloških storitev (gostijo ali podpirajo naše informacijsko-tehnološke sisteme, vključno s podatki o vas), podjetja za upravljanje s prostori (skrbijo za fizično varovanje naših stavb, zaradi česar potrebujejo podatke o vas za odobritev vašega dostopa do naših stavb) in zaledni ponudniki finančnega in računovodskega vodenja (ki morajo upravljati s podatki o kandidatih za obdelavo obveznosti in terjatev).
  Angažiramo tudi ponudnike informacijsko-tehnoloških storitev in rešitev, ki lahko vključujejo razgovor preko videa in orodja za ocenjevanje sposobnosti.
• Članom Skupine Adecco in njihovim podružnicam (»članom Skupine Adecco«) v Evropski uniji ali zunaj nje. Seznam vseh držav, v katerih poslujemo, je na voljo na naši spletni strani www.adeccogroup.com/worldwide-locations. Vaše informacije jim bomo posredovali iz različnih razlogov:
  • podatki se delijo s člani Skupine Adecco, ki podjetjem Skupine Adecco po vsem svetu zagotavljajo informacijsko-tehnološke funkcije, ki se med drugim nahajajo na Češkem in v Franciji.
  • Podatki se delijo tudi s člani Skupine Adecco po celem svetu (vključno s pravnimi subjekti, ki smo jih prevzeli po zbiranju informacij), za predhodno navedene namene ali za to, da vam lahko predlagamo ponudbe, ki so prilagojene vašemu profilu, kjer ste izrazili interes za lokalne ali mednarodne priložnosti na tem trgu oziroma kjer člani Skupine Adecco zaznajo, da lahko imate določene sposobnosti, ki se na tem trgu zahtevajo oziroma ki so lahko na njem koristne.
• Našim klientom/morebitnim delodajalcem. Vaše podatke bomo delili z našimi klienti, ki ponujajo prosta delovna mesta/naloge za katere bi se lahko zanimali oziroma z našimi klienti, ki jih zanima vaš profil. V zvezi z vašimi podatki so dolžni spoštovati pogodbene obveznosti in druge obveznosti glede zaupnosti, ki jih imajo do nas in do vas.
• Vladnim organom ali organom kazenskega pregona. Vaše podatke bomo delili z vlado, policijo, regulatornimi organi oziroma organi kazenskega pregona, če po naši lastni presoji verjamemo, da smo za to pravno zavezani ali pooblaščeni oziroma, da bi bilo to preudarno storiti.
• Morebitnim prodajalcem ali kupcem in njihovim svetovalcem. V okviru potrebne skrbnosti v zvezi z (ali izvedbe) združitvijo, prevzemom ali drugačnim poslom, se lahko pojavi potreba po razkritju vaših podatkov potencialnemu prodajalcu ali kupcu in njihovim svetovalcem.

8. Ali prenašamo vaše osebne podatke zunaj vaše države?

Vaši osebni podatki se lahko prenašajo in obdelujejo v eni ali več državah v in izven Evropske unije ali Švice. Celotni seznam vseh držav, v katerih poslujemo, je na voljo na naši spletni strani www.adeccogroup.com/worldwide-locations.

Podatke bomo prenašali le subjektom iz zgornjega poglavja 7, ki se nahajajo zunaj evropskega gospodarskega prostora, ZK ali Švice:

• v države, za katere Evropska komisija, informacijski pooblaščenec ZK ali švicarski zvezni pooblaščenec za varstvo podatkov in informacijski pooblaščenec verjamejo, da vam zagotavljajo ustrezno raven zaščite v skladu s členom 45 SUVP ZK in EU ali s členom 6 švicarskega Zveznega zakona o varstvu podatkov (člen 16 spremenjenega akta) (seznam teh držav je na voljo na naslednji povezavi: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/adequacy-decisions_en) in na naslednji povezavi: https://www.edoeb.admin.ch/edoeb/de/home/datenschutz/handel-und-wirtschaft/uebermittlung-ins-ausland.html (Switzerland), or;
• kjer je Skupina Adecco vpeljala ustrezne varnostne ukrepe, s katerimi si prizadeva za ohranjanje zasebnosti vaših podatkov (za kar običajno uporabljamo enega od obrazcev za prenos podatkov, ki so jih odobrili Evropska komisija, Urad informacijskega pooblaščenca (ICO) ZK ali švicarski zvezni pooblaščenec za varstvo podatkov in informacijski pooblaščenec, pri čemer so obrazci na voljo na naslednjih povezavah: https://ec.europa.eu/info/law/law-topic/data-protection/international-dimension-data-protection/standard-contractual-clauses-scc_en; here: https://ico.org.uk/for-organisations/guide-to-data-protection/guide-to-the-general-data-protection-regulation-gdpr/international-data-transfer-agreement-and-guidance/) in na naslednji povezavi: https://www.edoeb.admin.ch/edoeb/de/home/datenschutz/handel-und-wirtschaft/uebermittlung-ins-ausland.html (Švica). Te obrazce so odobrili Evropska komisija, informacijski pooblaščenec ZK in švicarski zvezni pooblaščenec za varstvo podatkov in informacijski pooblaščenec v skladu s členom 46 SUVP EU in ZK ter s členom 6 švicarskega Zveznega zakona o varstvu podatkov (člen 16 spremenjenega akta).

V zvezi s tem se lahko obrnete na nas prek spodaj navedenih kanalov in zaprosite za dodatne informacije ter pridobite kopijo zadevnih varnostnih ukrepov.

9. Katere pravice imate glede svojih osebnih podatkov?

Ustrezna zakonodaja o varstvu podatkov vam zagotavlja naslednje pravice:

• Pravica do dostopa in pridobivanja kopije vaših osebnih podatkov
  Upravičeno lahko zahtevate informacije o tem, ali obdelujemo vaše osebne podatke. V takšnem primeru imate lahko pravico, da dostopate do nekaterih vaših osebnih podatkov (preko portala) in določenih podatkov o načinu njihove obdelave. V določenih primerih lahko zahtevate, da vam zagotovimo elektronsko kopijo vaših podatkov. V nekaterih omejenih okoliščinah lahko zahtevate tudi, da vaše osebne podatke prenesemo, kar pomeni, da jih bomo na vašo zahtevo posredovali tretji osebi.
• Pravica do popravljanja vaših osebnih podatkov
  Če lahko dokažete, da osebni podatki, ki jih imamo o vas niso pravilni, lahko zahtevate, da se takšni podatki posodobijo oziroma popravijo na kakšen drugačen način. Vzpodbujamo vas, da dostopite do samopostrežnega portala, kjer je to mogoče, in svoje osebne podatke neposredno posodobite.
• Pravica do pozabe ali izbrisa osebnih podatkov
  V določenih primerih imate pravico zahtevati, da se vaši osebni podatki izbrišejo. Takšno zahtevo lahko izrazite kadarkoli, mi pa bomo ocenili, ali je vaši zahtevi treba ugoditi. V vsakem primeru je ta pravica podvržena našim morebitnim zakonskim pravicam ali obveznostim glede ohranjanja podatkov. V primerih, kjer v skladu z zakonodajo ugotovimo, da je treba vaši zahtevi za izbris podatkov ugoditi, bomo to storili brez nepotrebnega odlašanja. Prosimo vas, da upoštevate, da vam po izbrisu podatkov podjetje morda ne bo več moglo zagotavljati storitev. Če se želite ponovno registrirati pri podjetju, boste morali ponovno vnesti svoje podatke.
• Pravica do omejitve ali ugovora obdelavi vaših osebnih podatkov
  V nekaterih okoliščinah imate pravico, da lahko omejite obdelavo svojih osebnih podatkov ali ugovarjate nekaterim vrstam njihove obdelave, pri čemer je razlog za to odvisen od vaših okoliščin.
• Pravica do preklica privolitve
  Imate pravico, da privolitev kadar koli prekličete, če obdelavo osebnih podatkov izvajamo na podlagi vaše privolitve. Vendar pa to ne vpliva na zakonitost morebitne obdelave, ki smo jo izvajali, preden ste preklicali privolitev. Če prekličete privolitev, vam morda ne bomo mogli zagotavljati določenih izdelkov ali storitev. O tem vas bomo obvestili takrat, ko boste preklicali svojo privolitev.

Če želite uveljaviti katero koli od svojih pravic, nam to sporočite prek obrazca, ki ga lahko najdete tu.

Nenazadnje imate pravico do vložitve pritožbe pri organu za varstvo podatkov kjer prebivate ali ste zaposleni oziroma kjer menite, da se je pojavila težava v zvezi z vašimi osebnimi podatki.

10. Kakšna je varnost podatkov pri uporabi sistemov podjetja Adecco?

Odgovorni ste za varno shranjevanje vaših podatkov za prijavo v portal, zlasti za shranjevanje vašega gesla, ki smo ga vam dali oziroma gesla, ki ste si ga izbrali sami. Te poverilnice za prijavo so namenjene le za vašo lastno uporabo. Vaših poverilnic oziroma drugih podatkov o računu ne smete z nikomer deliti.

11. Kako ravnamo v primeru sprememb tega Obvestila o zasebnosti?

Pogoji tega Obvestila o zasebnosti se lahko občasno spremenijo. Vse bistvene spremembe tega Obvestila o zasebnosti bomo objavili z ustreznimi obvestili na našem portalu in/ali spletni strani oziroma bomo z vami navezali stik preko drugih komunikacijskih kanalov.

12. Kontakt:

Če:

• imate kakršno koli vprašanje glede tega Obvestila o zasebnosti,
• potrebujete dodatne informacije glede tega, kako varujemo vaše podatke (npr. ko jih prenašamo izven vaše države), ali
• se želite obrniti na pooblaščenca za varstvo podatkov Skupine Adecco ali na lokalnega vodjo za področje zasebnosti,
  pošljite e-poštno sporočilo pooblaščencu za varstvo podatkov Skupine Adecco na e-poštni naslov globalprivacy@adeccogroup.com ali pa lokalnemu vodji za področje zasebnosti na e-poštni naslov varstvo.podatkov@adecco.si.

Če želite uveljaviti katero koli od svojih pravic, povezanih z vašimi osebnimi podatki, izpolnite ta obrazec.