Varnost in zasebnost

Izjava o zaupnosti podatkov kandidatov

 

Dobrodošli pri podjetju Adecco H.R., kadrovsko svetovanje, d.o.o., Ameriška 8, 1000 Ljubljana, ID za DDV: SI54401747, matična številka: 1519140000 in Adecco Zaposlovanje d.o.o., Ameriška 8, 1000 Ljubljana, ID za DDV: SI25129279, matična številka: 6131875000 (v nadaljevanju oba Adecco). Veselimo se sodelovanja z vami, pri čemer vam bomo pomagali pri vašem nadaljnjem kariernem razvoju. Kot bi lahko pričakovali, je za ustrezno opravljanje naših storitev potrebno zbiranje in uporabljanje podatkov o vas. 

Podjetje Adecco je zavezano k varovanju in spoštovanju vaše zasebnosti.  V tej Izjavi o zaupnosti podatkov kandidatov so opisane vaše pravice do zasebnosti, ki se nanašajo na podatke o vas, ki jih obdelujemo, kot tudi korake, ki jih sprejemamo za varovanje vaše zasebnosti. Zavedamo se, da je besedilo dolgo, a vas kljub temu prosimo, da si to Izjavo pazljivo preberete.  Spodaj se nahaja kazalo vsebine, ki vam je lahko v pomoč pri iskanju želenih delov Izjave. 

Kazalo
Razlaga terminologije.
Katere osebne podatke podjetje zbira in uporablja?
Za kakšen namen uporabljamo vaše osebne podatke?
Kako je to urejeno z zakonodajo?
Ali nam morate zagotoviti osebne podatke, ki jih od vas zahtevamo?
Ali vaše osebne podatke obdelujemo brez kakršnegakoli človeškega posredovanja?
Kako dolgo hranite moje osebne podatke?
Ali posredujemo vaše podatke tretjim osebam?
Ali vaše podatke posredujemo izven Evropske unije?
Kakšne so vaše pravice?
Kakšna je varnost podatkov pri uporabi sistemov podjetja Adecco?
Kako ravnamo s spremembami te Izjave?

Razlaga  terminologije

Najprej je treba pojasniti način uporabe določenih besed v tej izjavi.

Morda se zdi očitno, vendar se bomo v tej Izjavi na vas obračali s ‘kandidat’ ali ‘Vi’. Kadar govorimo o ‘nas’ ali ‘podjetju’, mislimo s tem na podjetje Adecco H.R. d.o.o. in njegove povezane družbe (Skupina Adecco). Podjetje je del Skupine Adecco, ki je največji ponudnik kadrovskih storitev na svetu. Z najrazličnejšimi podjetji in na najrazličnejših poslovnih področjih zagotavlja Skupina Adecco različne kadrovske dejavnosti, kot so zaposlovanje, napotovanje, študentski servis, storitve promocij, ousourcing kadrovske, obračunavanje plač, iskanje in selekcijo, ocenjevalne centre, poklicno napredovanje, razvoj talentov, usposabljanje in izobraževanje, outplacement, in mednarodno mobilnost (‘naše dejavnosti’).

Za izvajanje naših delavnosti uporablja podjetje več informacijskih sistemov. V določenih primerih zagotavlja podjetje svojim kandidatom/osebju »on-line« bazo/ spletni portal (‘portal’). Portal vam omogoča iskanje in prijavo na delovna mesta, ki jih razpisujejo podjetje in njegova sestrska podjetja in ki se ujemajo z vašimi interesi, sposobnostmi in/ali izkušnjami, ter sodijo znotraj področji za katere ste izkazali interes oziroma zanimanje za delo. 

Nazadnje gre za izjavo o podatkih o ljudeh, kot ste na primer vi in vaša družina. Vsebuje dejstva o vas, a tudi mnenja drugih o vas in vaša mnenja (npr. “Sem nogometni navdušenec”). Ne gre za podatke o podjetju (čeprav se ti podatki včasih prekrivajo).  Ta vrsta podatkov se včasih imenuje ‘osebni podatki’, ‘osebni identifikacijski podatki’ ali ‘OIP’. V tej Izjavi uporabljamo termin ‘osebni podatki’.

Katere osebne podatke podjetje zbira in uporablja?

Osebni podatki, ki jih podjetje običajno zbira vključujejo, a niso omejeni na:

  • vaše ime, datum in kraj rojstva, kontaktne podatke in podatke o usposobljenosti (izobrazba, tečaji, usposabljanja in delovna praksa), dokumente, ki izkazujejo vašo identiteto in pravico do dela, ter druge podatke, ki ste jih navedli v vašem življenjepisu;
  • če se v portal prijavite z vašim računom na družbenem omrežju LinkedIn ali drugem družbenem omrežju: tudi podatke, ki so navedeni na vašem profilu;
  • če stopite v stik z nami bomo ohranili zapis te korespondence;
  • povratne informacije o vas, ki jih podajo naši zaposleni in tretje stranke; kadar podate povratne informacije o drugih;
  • vaš odziv na naše delo in storitve, ki ga podate preko anket zadovoljstva; 
  • zbiramo tudi podatke o vašem obisku naše spletne strani/portala, vključno (a ne omejeno na) z vašim naslovom IP, podatki o brskalniku, časovno oznako, lokacijo, prometnimi podatki države, podatki lokacije, spletnimi dnevniki in drugimi komunikacijskimi podatki ter viri do katerih dostopate. S pomočjo teh podatkov bo vaš obisk naše spletne strani/portala v bodoče lažji. Morda vam bomo, na primer, predlagali delovna mesta, ki jih vodijo lokalne podružnice v bližini lokacije, kjer ste se nahajali ko ste z nami navezali stik;
  • prav tako zbiramo tudi podatke za namene trženja in analize, vključno s podatki o vašem odzivanju na elektronsko pošto, sporočila SMS, telefonske klice in druge tržne kampanje. Pred pošiljanjem marketing sporočil bomo od vas pridobili izrecno soglasje;  
  • fotografije in video posnetke vaše prisotnosti na video intervjuju ali na usposabljanjih ali podobnih tečajih (na tečaju boste imeli priložnost zahtevati, da se vas ne snema oziroma fotografira);
  • podatke o morebitnih invalidnostih in prilagoditvah za katere bi morda morali poskrbeti na vašem delovnem mestu;
  • V nekaterih primerih zbiramo tudi druge občutljive podatke, kadar to dopušča zakon;
  • Obveščamo vas tudi, da bo Adecco izvedel vse ocene, ki so potrebne kot del izbirnega postopka, kar lahko zahteva obdelavo predloženih podatkov in da bo vključil rezultate ocenjevanja v svojo bazo kandidatov v okviru izbirnega postopka.
  • Obveščamo vas, da lahko kot del izbirnega postopka naročnik ali Adecco vpogleda tudi v vaše javne profile na družabnih omrežjih (Facebook, Twitter, LinkedIn itd.) in druge javne informacije in zapise z namenom oceniti in preveriti vaše izkušnje in strokovne veščine ter ugotoviti, ali je vaš profil skladen s kulturo in vrednotami Adecca.

 

Za kakšen namen uporabljamo vaše osebne podatke?

Podjetje zbira in obdeluje osebne podatke:

  1. da bi vam zagotovilo storitve, ki jih od nas pričakujete, kot so iskanje primernih delovnih mest/napotitev na katere bi se prijavili, pomoč pri usposabljanju oziroma olajšanje procesa prijave za delovna mesta/napotitve. To vključuje pošiljanje vašega življenjepisa potencialnim delodajalcem v obravnavo in obveščanje o bodočih delovnih priložnostih preko elektronske pošte, telefona, pošte in/ali drugih komunikacijskih metod; 
  2. z vašim soglasjem lahko vaše kontaktne podatke uporabljamo tudi za namene neposrednega trženja (npr. Preko elektronske pošte, sporočil ali telefona); 
  3. da bi nadalje razvili, testirali in izboljšali našo spletno stran/portal oziroma druge obstoječe ali nove sisteme/procese in vam s tem zagotavljali boljše storitve; to se izvaja v kontekstu novih informacijskih sistemov in procesov, lahko vaše podatke uporabimo pri preizkušanju tistih novih informacijskih sistemov in procesov, kjer z namišljenimi podatki ni mogoče v celoti posnemati delovanja tega novega informacijskega sistema; 
  4. za opravljanje študij in statističnih ter analitičnih raziskav, na primer za primerjavo učinkovitosti našega posredovanja kandidatov v različnih dejavnostih/panogah in na različnih lokacijah, ter za identifikacijo dejavnikov, ki vplivajo na te identificirane razlike; 
  5. za prenos podatkov tretjim strankam (glej spodaj); 
  6. za zagotavljanje skladnosti s pravnimi obveznostmi, kjer je to potrebno; in
  7. vaše podatke obdelujemo tudi: 
    1. a. za krepitev varnosti in zaščite ljudi, prostorov, sistemov in sredstev;
    2. b. za spremljanje skladnosti z notranjimi politikami in postopki;
    3. c. za upravljanje komunikacijskih in drugih sistemov, ki jih uporablja Skupina Adecco (vključno z notranjimi kontaktnimi podatkovnimi bazami); 
    4. d. za preiskovanje oziroma odzivanje na incidente in pritožbe;
    5. e. v primeru obstoja fotografij ali video posnetkov izobraževalnih tečajev za notranje poročanje, da so bili izobraževalni tečaji in njihove vsebine izvedeni (npr. v notranjih uskladitvah) in tudi za notranje trženje podobnih tečajev in njihovo zunanje trženje tretjim strankam. V tem primeru bomo prosili za vaše izrecno soglasje; in
    6. f. za sodelovanje v morebitnih ali dejanskih nakupih ali prodajah oziroma skupnih naložbah v celotni posel ali podjetje oziroma njegov del v katerem želi katerikoli član Skupine Adecco sodelovati. 

Zakaj in na kakšni podlagi uporabljamo osebne podatke?

Zakonodaja zahteva, da mora naša obdelava podatkov, ki jih imamo o vas, temeljiti na razlogih, ki jih določa. Ti zakoniti razlogi so lahko:

  1. Izvajanje pogodbe ali izvajanje opravil pred sklenitvijo pogodbe

Če ste že zaposleni ali se boste zaposlili preko Adecca bo naša obdelava osebnih podatkov za vse te namene temeljila na izvajanju pogodbe ali namenu sklenitve pogodbe (nameni 1,6 in 7). Te storitve so lahko iskanje primerne zaposlitve, prijava in pomoč pri treningu v postopku prijave na delovna mesta.

  1. Zadostitev pravnim zahtevam

Včasih je obdelava potrebna za izpolnjevanje zakonskih ali regulativnih obveznosti (namen 6). Javni organi, kot so ZZZS, FURS ali informacijski pooblaščenec, lahko od nas zahtevajo osebne podatke in nam posredujejo zakonski razlog, da razkrijemo informacije o vas (npr. Zaradi preprečevanja ali odkrivanja kaznivega dejanja). V teh primerih smo po zakonu primorani organom zagotoviti vaše podatke.

  1. Izpolnitev našega zakonitega interesa

Obdelava je potrebna zaradi legitimnih interesov družbe Adecco pri uveljavljanju njenih temeljnih pravic in pravic njenega osebja za vodenje podjetja na način, ki ne vpliva neupravičeno na vaše interese ali temeljne pravice in svoboščine (nameni 1, 3, 4, 5, 6, 7). To pomeni, da ko je obdelava potrebna zaradi legitimnih interesov Adecca, uravnotežimo vaše interese ali temeljne pravice in svoboščine pred našim zakonitim interesom za obdelavo. To zagotavlja, da podatkov ne obdelujemo na način, da bi naš interes za tako obdelavo prevladal nad vašimi interesi in temeljnimi pravicami.

Vaše osebne podatke bomo obdelali le na podlagi teh razlogov ali pa z vašim soglasjem, ki je prav tako podlaga za obdelavo.

Ali nam morate zagotoviti osebne podatke, ki jih od vas zahtevamo?

Vaših osebnih podatkov nam niste dolžni zagotoviti, vendar je naše sodelovanje oz. zagotavljanje storitev nemogoče, če nam ne zagotovite zahtevanega minimuma podatkov. Prav tako so lahko naše storitve, ki jih lahko dobite v nekaterih primerih omejene, če se odločite da nam boste posredovali sam nekatere podatke. 

Ali vaše osebne podatke obdelujemo brez kakršnegakoli človeškega posredovanja?

Da, občasno. Podjetje uporablja samodejne sisteme/procese in samodejno odločanje (npr. profiliranje) s katerimi vam in našim naročnikom zagotavljamo storitve, ki jih od nas zahtevate. Primer: Kadar naši naročniki iščejo kandidate za službo, lahko s pregledom naših baz kandidatov s pomočjo samodejnih kriterijev, ki upoštevajo vašo razpoložljivost, spretnostmi, pričakovano plačo in v določenih primerih tudi prejšnje povratne informacije, ki smo jih prejeli od naročnikov, ustvarimo kratek seznam kandidatov ki bodo najverjetneje izpolnili zahteve naročnika. To pomeni, da ste lahko občasno uvrščeni višje od drugih, odvisno od ujemanja teh dejavnikov s potrebami naročnikov.

Kako dolgo hranite moje osebne podatke? 

Podjetje lahko vaše osebne podatke hrani pet let po registraciji oz. po ažuriranju vaših podatkov. Če ste pri iskanju dela pri nas uspešni, mora podjetje vaše osebne podatke ohraniti dlje, zaradi zagotavljanja skladnosti z našimi tekočimi pravnimi in pogodbenimi obveznostmi. Trajno hranimo vaše pogodbe o zaposlitvi, registracije in odjave iz socialnega zavarovanja, evidence o delovnem času, preventivnih pregledih, izobraževanj iz varstva in zdravja pri delu,… in vse ostale dokumente, ki vsebujejo podatke o delavcu, (»izvirni dokumenti na osnovi katerih so podatki vneseni v evidence o zaposlenih se hranijo kot dokumenti trajne vrednosti«) in podatke o plači (vključno s plačilnimi listami in podatki v zvezi s plačo, itd.). Druge osebne podatke hranimo pet let (oz. dokler je možno sprožiti oz. voditi kakršen koli sodni ali upravni postopek) oz. deset let, kjer tako določa davčna zakonodaja.

Ali posredujemo vaše podatke tretjim osebam?            

Kot smo že omenili, vaše podatke lahko razkrivamo tretjim osebam. Podatke razkrivamo v zgoraj omenjene namene. To počnemo v naslednjih okoliščinah:

  • Našim dobaviteljem. V podporo našemu razmerju z vami lahko, na primer, angažiramo ponudnika administrativnih in operativnih del. Za ohranjanje zaupnosti vaših podatkov in spoštovanje vaše zasebnosti, bodo ponudniki podvrženi pogodbenim in drugim zakonskim obveznostim in bodo deležni le dostopa do podatkov, ki jih potrebujejo za opravljanje njihovih funkcij; dotični ponudniki so običajno ponudniki informacijsko-tehnoloških storitev (gostijo ali podpirajo naše informacijsko-tehnološke sisteme, vključno s podatki o vas), lahko tudi podjetja za upravljanje s prostori (skrbijo za fizično varovanje stavb, zaradi česar potrebujejo podatke o vas za odobritev vašega dostopa do naših stavb) in dobavitelji revizijskih, pravnih, finančnih in računovodskih storitev (morda morajo upravljati s podatki o kandidatih za obdelavo obveznosti in terjatev). Angažiramo lahko tudi ponudnike informacijsko-tehnoloških storitev in rešitev, ki lahko vključujejo razgovor preko videa in orodja za ocenjevanje sposobnosti (seznam pogodbenih obdelovalcev na vpogled).
  • Članom podjetij Skupine Adecco v drugih državah. Ta podjetja se lahko nahajajo v ali izven Evropske unije; različni člani skupine izpolnjujejo različne naloge, kot rezultat pa se vaši podatki lahko z njimi delijo v različne namene:
  • podatki se lahko delijo s člani Skupine Adecco, ki podjetjem Adecco po celem svetu zagotavljajo informacijsko-tehnološke funkcije; te informacijsko-tehnološke funkcije se, med drugim, nahajajo v Nemčiji, Irski, Nizozemski, Franciji in na Češkem.
  • podatki se lahko delijo tudi s podružnicami podjetja Adecco po celem svetu, kjer ste izrazili interes za priložnosti na tem trgu oziroma kjer člani Skupine Adecco zaznajo, da lahko imate določene sposobnosti, ki se na tem trgu zahtevajo oziroma ki so lahko na tem trgu koristne.  Seznam držav v katerih poslujemo je na voljo pod funkcijo ‘Izberi svojo državo’ na naši spletni strani www.adecco.com .
  • Našim naročnikom/potencialnim delodajalcem: vaše podatke bomo lahko delili z našimi naročniki, ki ponujajo prosta delovna mesta/napotitve za katere bi se lahko zanimali oziroma z našimi naročniki, ki jih zanima vaš profil. V zvezi z vašimi podatki so dolžni spoštovati pogodbene obveznosti in druge obveznosti glede zaupnosti, ki jih imajo do nas in do vas;
  • Vaše podatke bomo lahko oziroma na zahtevo delili z državnimi organi, prekrškovnimi  oziroma organi kazenskega pregona, če po naši lastni presoji verjamemo, da smo za to pravno zavezani ali pooblaščeni oziroma, da bi bilo to preudarno storiti; in
  • Lahko tudi v okviru potrebne skrbnosti v zvezi z (ali izvedbe) združitvijo, prevzemom ali drugačnim poslom, se lahko pojavi potreba po razkritju vaših podatkov potencialnemu prodajalcu ali kupcu in njihovim svetovalcem.

Ali vaše podatke posredujemo izven Evropske unije?

Vaši podatki se lahko prenašajo in obdelujejo v eni ali več državah v in izven Evropske unije. Seznam držav v katerih poslujemo je na voljo pod funkcijo ‘Izberi svojo državo’ na naši spletni strani www.adecco.com .
Vaše podatke bomo izven Evropske unije pošiljali v države za katere Evropska komisija meni, da vam zagotavljajo ustrezno raven zaščite (seznam teh držav je na voljo na naslednji povezavi: http://ec.europa.eu/justice/data-protection/international-transfers/adequacy/index_en.htm), oziroma države, kjer je Skupina Adecco vzpostavila ustrezne zaščitne ukrepe za ohranjanje zaupnosti vaših podatkov (za katere običajno uporabljamo eno izmed oblik pogodb za prenos podatkov, ki jih je potrdila Evropska komisija, katerih kopije so na voljo na naslednji povezavi: http://ec.europa.eu/justice/data-protection/international-transfers/transfer/index_en.htm ).

Kakšne so vaše pravice?

  • Pravica do dostopa in pridobivanja kopije vaših osebnih podatkov
    Upravičeno lahko zahtevate informacije o tem, ali obdelujemo vaše osebne podatke. V takšnem primeru lahko dostopate do nekaterih vaših osebnih podatkov (preko portala) in določenih podatkov o načinu njihove obdelave. V določenih primerih lahko zahtevate, da vam zagotovimo elektronsko kopijo vaših podatkov.
  • Pravica do popravljanja vaših osebnih podatkov
    Če lahko dokažete, da osebni podatki, ki jih imamo o vas niso pravilni, lahko zahtevate, da se takšni podatki posodobijo oziroma popravijo na kakšen drugačen način.  Vzpodbujamo vas, da dostopite do portala, kjer je to mogoče, in svoje osebne podatke neposredno posodobite.
  • Pravica biti pozabljen/do izbrisa podatkov
    V določenih primerih imate pravico zahtevati, da obdelavo vaših osebnih podatkov omejimo in/ali da vaše osebne podatke izbrišemo.  Takšno zahtevo lahko izrazite kadarkoli, podjetje Adecco pa bo ocenilo, ali je vaši zahtevi treba ugoditi. V vsakem primeru je ta pravica podvržena našim morebitnim zakonskim pravicam ali obveznostim glede ohranjanja podatkov.  V primerih, kjer v skladu z zakonodajo ugotovimo, da je treba vaši zahtevi za izbris podatkov ugoditi, bo podjetje Adecco to storilo brez nepotrebnega odlašanja. Prosimo vas, da upoštevate, da vam po izbrisu podatkov, podjetje morda ne bo več moglo zagotavljati storitev, saj bodo vaši podatki izbrisani. Če bi se želeli pri podjetju znova registrirati, morate svoje osebne podatke znova vnesti.
  • Pravica do ugovora
    Vse dokler podjetje vaše podatke obdeluje na osnovi njegovega zakonitega interesa (in ne iz drugih razlogov za obdelavo) oziroma v zvezi z neposrednim trženjem, lahko temu, da podjetje vaše podatke obdeluje ugovarjate s sklicevanjem na vašo določeno okoliščino.

Če želite uveljaviti katerokoli vašo pravico, se prijavite v samopostrežni portal oziroma nam pošljite elektronsko pošto na lokalni elektronski naslov varstvo.podatkov @ adecco.si ali na elektronski naslov skupine adecco.globalprivacy@adecco.com, pri tem pa navedite lokalno državo.

Kadar nam pišete zaradi uveljavljanje vaših pravic, vas lahko podjetje pred izvršitvijo vaše zahteve zaprosi, da se identificirate.

Nenazadnje imate pravico do vložitve pritožbe pri organu za varstvo podatkov kjer prebivate ali ste zaposleni oziroma kjer menite, da se je težava v zvezi z vašimi podatki pojavila.

Kakšna je varnost podatkov pri uporabi sistemov podjetja Adecco?

Odgovorni ste za varno shranjevanje vaših podatkov za prijavo v portal, zlasti za shranjevanje vašega gesla, ki smo ga vam dali oziroma gesla, ki ste si ga izbrali sami. Te poverilnice za prijavo so namenjene le za vašo lastno uporabo. Vaših poverilnic oziroma drugih podatkov o računu ne smete z nikomer deliti.

Kako lahko navežete stik z nami?

V primeru vprašanj ali pomislekov v zvezi z našo Izjavo, če želite dodatne informacije o tem, kako vaše podatke varujemo (npr. ob prenosu izven Evrope) in/ali kadar želite navezati stik z osebo odgovorno za varstvo podatkov Adecco Skupine (DPO) ali z lokalno osebo za varstvo podatkov v podjetju, nam pošljite elektronsko pošto na elektronski naslov adecco.globalprivacy@adecco.com ali na lokalni elektronski naslov osebe za varstvo podatkov varstvo.podatkov @ adecco.si.

Kako ravnamo s spremembami te Izjave?

Pogoji te Izjave se lahko občasno spreminjajo. Vse bistvene spremembe te Izjave bomo objavili z ustreznimi obvestili na tej spletni strani oziroma bomo z vami navezali stik preko drugih komunikacijskih kanalov.